エクセルでプルダウンを設定して決まった値だけ入力できるようにする方法

ライくん

シマはん、エクセルで入力間違いしないようにする何かいい方法ない?
入力する値がいくつかに決まっているならプルダウンにすると便利だよ!

シマはん

エクセルの表で、任意の値ではなく「AかBかC」のような決まった値だけを入力する場合、プルダウンを設定すると便利です。特に複数人で更新するエクセルファイルでは「AかBかC」で入力してほしいのに「D」と入力されてしまって集計に困るということは割とよくあります。今回は下のような商品管理の表をサンプルにしてエクセルのプルダウンの設定方法をご紹介します。

こんなやつね!

シマはん

入力する人が間違えなければ、データ集計する人も楽ちんだよ!

シマはん

基本的な設定方法

今回は「商品名」の入力を「A、B、C」しか入力できないように制限する設定をしましょう。まずは入力値を制限したいセルをドラッグして選択します。

次に画面上部のリボンの「データ」タブの中の「データの入力規則」をクリックします。

すると専用のウィンドウが出てきますので、ここで入力値を設定していきます。

まず「入力値の種類」を「すべての値」から「リスト」に変更します。

すると「元の値」という項目が表示されました。ここに入力値を設定します。

基本的な入力方法は「A,B,C」のように入力値を半角のコンマ「 , 」で区切ります

全角の「、」じゃなくて半角の「,」だから注意だよ!

シマはん

入力したらOKを押して完了しましょう。するとセルの値をプルダウンリストから選べるようになります。下の図のようになれば成功です。

なお、設定した入力値であればプルダウンリストから選ばず、直接タイピングしてもOKです。

エクセル内にリストにしたい文字がある場合の設定方法

入力値をエクセルのセルに入力して、そこからリストにする方法もあります。見た目があまりスマートではないのですが、後から入力値を設定し直す際にわざわざ設定画面を開かなくて良い点では便利です。設定方法は、まず「元の値」の枠の右にあるマークをクリックします。

すると別のウィンドウが表示されるので、その状態で設定したい値(今回の場合は「A、B、C」)が入力された範囲をドラッグし、エンターキーを押します。

 *ウィンドウに「$M$3:$M$5」など選択範囲が入力された状態でエンターキーを押す感じです。

すると元のウィンドウの「元の値」のところに該当範囲が入力されますのでそのままOKを押します。

下の図のようになれば成功です。

エラーメッセージの設定方法

設定した入力値以外の値を入力した場合にはエラーメッセージが出ます。デフォルトの設定の場合「この値は、このセルに定義されているデータ入力規則の制限を満たしていません。」と表示されます。

実はこのメッセージも編集することができるんです。わかりやすいメッセージを設定しておくと親切ですね。

設定方法ですが、上記の「基本的な設定方法」で説明した方法で「データの入力規則」の設定画面を開きます。そして「エラーメッセージ」タブを表示すると任意のコメントを入力できるようになっています。今回は「もっとちゃんと確認してから入力してください。入力値は「A」「B」「C」だけです。」と設定しました。

やさしい言葉を心がけるんだ!

シマはん

設定できたら、試しに「A」ではなくて「a」と入力してみましょう・・・

このようにポップアップするボックスに先ほど設定したコメントがでてくれば成功です。

ドライな感じに叱られたぞ!

シマはん

まとめ

いかがでしたでしょうか。基本的な設定方法だけ確認しておきましょう。

STEP.1
入力値を制限したいセルをドラッグ
STEP.2
画面上部のリボンの「データ」タブの中の「データの入力規則」をクリック
STEP.3
入力値の種類」を「すべての値」から「リスト」に変更
STEP.4
入力値を半角のコンマ「 , 」で区切って設定する

決まった項目を入力するようなリストでプルダウンを設定しておくと、入力する人にとっても、集計する人にとっても間違いが起こりづらくなりますのでオススメです。ぜひ試してみてくださいね。

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