パワーポイントを印刷資料で大きく表示する方法

ライくん

パワーポイントって印刷するといっつも余白が大きくなってイヤなんだよなぁ。シマはん、余白が小さくなるような良い方法知らないかい?
そうだね、パワーポイントってプレゼンすることを基本に設計されているから、あんまりプリントがうまくいかないんだよね。

シマはん

裏技的な感じだけど、PDFで保存してから細かく印刷設定する方法が便利だから紹介するね!

シマはん

さて、パワーポイントのスライドを印刷したら…なんか余白多すぎない?と思ったことありませんか?

パワーポイントをPDFで保存してから印刷すると余白が少ない印刷ができますので、その方法をご紹介します。下の図のように印刷できます。

*スライドの縦横の比が「4:3」で設定したスライド資料だと違いが顕著になります。

パワーポイントをPDFで保存する

まずはパワーポイントをPDFで保存する必要があります。印刷したいパワーポイントファイルを開いた状態で、F12キーを押して新規保存のメニューを呼び出します。

 *「ファイル」→「名前をつけて保存」でもOKです。

ここで「ファイルの種類」を選択します。クリックするとたくさんのメニューが出てきますので「PDF(*.pdf)」を選びましょう。

その状態で「保存」をクリックすればOKです。

注意
今回保存するのは「印刷用」のPDFファイルです。原本のファイルはパワーポイントファイル(「.pptx」)としてちゃんと保存しておきましょう。

PDFで印刷設定する

それではPDFファイルの印刷設定をしていきましょう。パワーポイントの印刷と違って、けっこう細かい設定ができます。

まずは出来上がったPDFファイルを開きましょう。

注意

ここでは「Adobe Acrobat Reader DC」でPDFファイルを開くことを想定して話を進めます。もしPCに入っていないようであれば、無料のソフトなのでインストールしておくことをオススメします。

「CTRLキー+Pキー」などで印刷設定へ進みます。印刷設定画面が開いたら、左の列の真ん中の「ページサイズ処理」を「複数」にします。その下の「1枚あたりのページ数」は今回は「カスタム」で「1×2」にしました。

また、スライドがわかりやすいように「ページ境界線を印刷」にもチェックを入れてありますが、ここはお好みでOKです。

そうすると右下のプレビューに表示されたように、余白を少なく印刷することができます。

「1枚あたりのページ数」を調整することで、様々なパターンの印刷を設定することができるのでいろいろためしてみるのがオススメですよ。

これは「5×8」に設定したところです。

ちなみにパワーポイントで直接印刷すると・・・

パワーポイントで直接印刷する時の設定も簡単に補足しておきます。印刷したいパワーポイントファイルを開いた状態で「CTRL + P」を押して印刷設定画面を開きます。

*画面上部のリボンの「ファイル」をクリックして「印刷」を選択してもOKです。

この画面の下から3番目のところに「フルページサイズのスライド」と表示されている部分があると思います。ここの設定を変更すると、いくつかのパターンを選ぶことができます。

印刷パターンが限られていて柔軟性に欠けますね。。ただ、この中の「ノート」という印刷方法は、使えると思うので覚えておくと良いですね。

各スライドでノート欄に入力した内容をスライドの下に印刷することができます

この「ノート」の内容を印刷できるんですね。印刷したものは下の図のような感じに仕上がります。講義のカンペなどに使えますね。

まとめ

簡単に基本的な流れを確認しておきましょう。

STEP.1
「名前を付けて保存」画面を開く
「F12」キーを押すと早いですよ。
STEP.2
ファイルの種類」を「PDF(*.pdf)」にして保存する
ここで作るのは印刷専用のPDFファイルなので、原本ファイルは別に保存しておきましょう。
STEP.3
保存したPDFファイルを開いて印刷設定画面を開く
「CTRL + P」を押すと早いです。
STEP.4
ページサイズ処理」を「複数」にして「1枚あたりのページ数」を「カスタム」にして好みの枚数を設定する

講義を行う際の受講者向け手元資料など、パワーポイントファイルを印刷する場合はPDFに変換してから印刷設定すると効果的ですのでぜひ試してみてくださいね。

また、資料作りのコツを紹介した記事がありますので併せて確認してみてください。

資料作りに役立つデザインのコツ
Good luck!

シマはん

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