エクセルの印刷設定がうまくいかない時の4ステップ

ライくん

シマはん、聞いてくれよ。こないだエクセル資料をプリントアウトしたら、全然上手くいかなくてイライラしちゃってさぁ。だいたい1ページに収まらないんだよなぁ。
そうそう、エクセルの印刷設定ってわかりずらいんだよね。じゃあ、今回はエクセルの印刷設定について説明するね。

シマはん

次の流れで説明するよ!

シマはん

STEP.1
用紙の設定をする
用紙の「サイズ / 向き / 余白」を確認。
STEP.2
改ページプレビューでページの設定を確認する
STEP.3
行と列の幅を調整する
STEP.4
改ページプレビューでページの境界線を調整する
縮尺が変わるから注意!

 

用紙を設定する

画面上部のリボンの「ページレイアウト」で設定します。

用紙のサイズ

サイズ」で用紙のサイズを設定します。多くの場合はA4やA3で設定する感じですかね。一番下の「その他のサイズ」をクリックすればページをオリジナルサイズに設定することもできます*。

*オリジナルサイズを設定してプリントアウトする場合、プリンターの設定をする必要がある場合があります。設定方法はプリンターによって異なり一言で説明することができまないため、今回は触れません。

用紙の向き

印刷の向き」から縦に印刷するか、横に印刷するかを決めます。

余白の幅

余白」から印刷用紙の余白の幅を設定します。基本的には「標準・広い・狭い」のどれかで良いと思いますが、好みがあれば「ユーザー設定の余白」から4辺に好きな幅の余白を設定することができます。

一番下の「ユーザー設定の余白」をクリックすると次の図のような設定画面を開くことができます。

上下左右の余白を設定「センチ」単位で設定できるほか、フッターとヘッダーの幅も設定できます。

改ページプレビューでページの設定を確認する

次に現在のシートをこのまま印刷するとどのようになるか確認するために「改ページプレビュー」の画面を開きます。

画面右下のマークをクリックすればすぐに表示を変えることができます。

なお、画面上部のリボンで「表示」タブをにある「改ページプレビュー」ボタンを押してもOKです。

MEMO
改ページプレビューとは

  • グレーの文字で「1ページ、2ページ・・・」とページ数が表示されます(印刷する時にはプリントされませんので安心を)。
  • 印刷されない範囲はグレーアウトします。
  • 改ページされる部分は点線で示されます。

この状態でもうまく印刷できそうであればそのまま印刷してしまいましょう!

うまく収まってない部分があったりした場合は次の手順に進みます。

行と列の幅を調整する

うまく収まっていない部分がほんの少しであれば行や列の幅を変更して対応するのが一番簡単です。

の場合は画面左の「1 2 3・・・」の数字と数字の間の線の上にカーソルを持ってきます。線をクリックしながら上下に動かせば行の幅を変えることができます。幅が調整できたところでクリックを放しましょう。

また、複数の行をドラッグしてから行の幅を変更すれば一気に幅を変えることができます

この方法を使えばドラッグした行を全て同じ幅にできるので便利です。ぜひ覚えておいてください。

また、の幅を変える際は画面上部(表の上部)の「A B C・・・」の部分で調整します。やり方はの時と同じです。

改ページプレビューでページの境界線を調整する

行・列の幅を変えるだけでは上手く調整できない場合は改ページプレビュー画面から「1ページに収める範囲」を直接設定します

やり方は簡単、改ページプレビュー画面を開いて(画面の右下のボタンを押すんでしたね)表示されているページの境界の青い点線をクリック(ドラッグ)しながら動かすだけです。

このページに印刷される範囲はもっと少なく、という場合は改ページの青い点線を上に持っていきます。逆により多くの情報を1ページに収めたいのであれば青い点線を下に動かします。資料の幅によっては青いの点線が表示されていることもありますが、操作は方法は同じで、点線を左右に動かします。

注意

この方法でページを設定すると、印刷する際のズーム率が強制的に変更されます

画面上部のリボンの「ページレイアウト」のタブの中央あたりに「拡大/縮小」という表示があり、ここに「%」でズーム率が表示されています。たくさんの部分を1枚に収めようとすればするほど、どんどんズーム率が下がるので注意が必要です。私の場合はExcelのデフォルトの文字サイズ「11pt」で資料を作っている場合「80%」を下回らないようにしています

まとめ

上手く印刷設定できましたでしょうか。流れをおさらいしておきましょう。

STEP.1
用紙の設定をする
用紙の「サイズ / 向き / 余白」を確認。
STEP.2
改ページプレビューでページの設定を確認する
STEP.3
行と列の幅を調整する
STEP.4
改ページプレビューでページの境界線を調整する
縮尺が変わるから注意!

③までの流れでうまくいけばそれが良いと思います。④の改ページプレビューで調整する場合はとにかく縮尺率に注意。印刷プレビューを確認しながら調整しましょう。

good luck!

シマはん

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